Je krijgt wat je verdient. Helemaal als het gaat om vergaderen. En wat je toestaat, dat gebeurt. Veel meetings zijn zo abominabel dat, het de vraag is waarom deelnemers er nog zitten en niet gewoon weglopen om iets anders te gaan doen. En soms gebeurt dat ook. Je krijgt wat je toestaat.
Dat vergaderen een slechte naam heeft is onze eigen schuld. Wat er op veel plaatsen gebeurt. nadat de koffie is rondgedeeld is totale chaos. Het gemiddelde gebrek aan voorbereiding, structuur en discipline is stuitend. En dat houden we rustig anderhalf uur vol. Soms is er een goed bedoelende voorzitter. Meewarigheid is zijn deel. We moeten ons schamen.
Terwijl vergaderen ook prettig en doeltreffend kan. Doordat we samen een paar simpele spelregels afspreken en elkaar daar ook aan houden. Doordat we allemaal een beetje mee voorzitter zijn. Verantwoordelijkheid nemen voor onze vergadering.
- We beginnen stipt op tijd. Ook al is de helft pas binnen. Is een duidelijke boodschap. Wachten is legitimeren.
- We bereiden ons voor. Eerdere verslagen, actielijsten en andere stukken. Behandelen als hamerstuk, inhoudelijk alleen bij afwijking of aanvulling.
- We maken een verslag. Iemand schrijft afspraken op en leest die voor. We formuleren letterlijk onze besluiten. Acties krijgen een naam en tijdstip.
- We houden ons aan de agenda. Al het andere is voor de rondvraag of de borrel.
- We beperken de tijd en bewaken die. Dat doen we vanaf de eerste minuut.
- We spreken om de beurt en luisteren naar elkaar. Als het druk wordt benoemt de voorzitter wie het woord heeft.
- We bewaren onze bilateraaltjes voor een ander moment.
Veel is logisch, maar kan stukken explicieter. Elke organisatie heeft een vergadercultuur nodig. Zorg dat die van jou gezond is.