Koetjes en kalfjes zie ik graag. Elke bespreking begint met een ontmoeting. We moeten eerst een beetje op gang komen – de relatie opgewarmd – voordat we aan de zaak beginnen. Maar wat duurt het soms lang daarna, tot de echt hete brij op tafel komt. Een paar tips om sneller ter zake te komen.
- Leg niets voor je op tafel, behalve je handen. De rest is afleiding.
- Herschik de agenda ter plekke. Volgorde zegt veel over belang.
- Elimineer punt drie en alles daaronder. Kan vaak zonder gemor.
- Of andersom: geef jezelf eerst maximaal tien minuten voor punt 3 en de rest.
- Serveer geen koffie of thee. Doorbreek ritueel en gewoonte.
- Stel voor om de meeting af te blazen en vraag of er dan wat fout gaat. Eyeopener!
- Vraag welke ene beslissing vandaag nog genomen moet worden. Vaak zijn we het al eens.
- Halveer de gereserveerde tijd en houd je daar aan. Kom snel bij de les.
- Werk toe naar een verslag per punt. Spreek uit wat de vastlegging wordt. Onontkoombaar.
Natuurlijk zijn er ook besprekingen zonder “hete brij” en een meer oriënterend of ideeënvormend karakter, hoor ik je tegenwerpen. Maar dat is een misverstand. En een valkuil. Er is altijd “hete brij”, alleen maken we dat te weinig duidelijk aan elkaar.