Ga er maar eens voor staan. Voor de groep. Negen van de tien keer heb je een lege rij stoelen tussen jou en je meest nabije toehoorders. Afwachtendheid, koudwatervrees, het is allemaal menselijk. Op de voorste rij gaan zitten is commitment met een uitroepteken. Aan jou als spreker en aan interactie. Maar mensen kennen je nog niet, net zo min als je content en je communicatie. Op de achterste rij kun je veilig iets anders doen. Of er tussentijds tussenuit knijpen. De achterste rij, dié is begrijpelijk.
Als de overige twaalf rijen wél vol zitten is het nog te doen, maar wat als er vooraan twéé rijen leeg zijn? Niet te doen, als spreker of dagvoorzitter. En niet aan beginnen dus. Maar hoe voorkom je dat? Een paar tips.
1. Plaats altijd minder stoelen dan er aanmeldingen zijn. Tachtig procent van het aantal mensen dat je verwacht is het maximum. Je mag blij zijn als het vol loopt. En van moeten bijzetten wordt iedereen blij.
2. Scherm in een zaal met vaste stoelen (theater bijvoorbeeld) de achterste rijen af. Hanteer dezelfde rekensom. Zorg dat dit wordt bewaakt.
3. Reserveer alleen stoelen op de voorste rij voor gasten waarvan je 100% zeker bent.
4. Creatip: begin met een lege zaal en laat mensen hun eigen stoelen meenemen vanuit de foyer. Wat een gedoe 🙂 . Lekker dynamisch met elkaar beginnen.
5. Kies als het even kan voor een lagerhuisopstelling. Goed voor interactiviteit en de voorste rij is minder “frontaal” en dus sneller bezet. Het zijn mijn leukste spreekbeurten.
6. Laat de organisatie mensen actief uitnodigen op de voorste rij plaats te nemen. Stap op die durfals af en verwelkom ze als dagvooorzitter of key-note spreker. Ze zijn je MIP’s (Most Important Persons) voor de rest van de bijeenkomst.
En veel plezier samen.