Blij dat je hem hebt? Die spreker voor je bijeenkomst, congres, symposium? Aansprekende naam? Deskundig op zijn vakgebied? Hoge positie ergens? Fantastisch, dat zal nog eens mensen trekken. Maar weet dat er ook een risico in zit. Voor je het weet ben je je evenement kwijt. Aan slechte voorbereiding, ego en ijdeltuiterij. Daar gaat je feestje.
Het probleem met grote namen is dat we tegen ze opkijken. Dat we niet kritisch genoeg zijn op hun voorbereiding. Dat we erop vertrouwen dat het wel goed zit met hun bijdrage; hun puntigheid, hun stiptheid en hun toegevoegde waarde. Maar ervaren sprekers zijn vaak niet erg gedisciplineerde sprekers. Slordige sprekers soms ook. En af en toe zelfs tenenkrommende sprekers. “Ja dat komt wel goed”, is je nog zo verzekerd. En: “Ik zorg gewoon dat ik op tijd klaar ben. Ik ben altijd heel interactief met de zaal. Ik doe dit natuurlijk dagelijks.” Verder doorvragen voelt als ongepast. Terwijl er alarmbellen zouden moeten afgaan.
Maar het is jouw evenement en het zijn jouw gasten. Voorkom dat je ze teleurstelt en pak de regie op zo’n grondige manier, dat de mensen haast een hekel aan je krijgen. Brief al je sprekers in detail, over wat je wilt dat er gebeurt en wat mensen gaan meemaken (en vooral wat niet!) Verifieer check, controleer en leg zout. Op alle slakken.
Een paar tips om je sprekers in het gareel te houden:
- Vraag om video opnames van eerdere spreekbeurten. Weet hoe ze spreken
- Vraag om referenties, bel die ook echt en vraag naar hun evaluatie
- Eis toezending van de dia’s (?) plus de tekst van de spreekbeurt of een synopsis
- Vraag ze om de helft te schrappen (dia’s, tekst, alles)
- Geef ze maximaal tweederde van de in het programma gereserveerde tijd voor hun verhaal
- Investeer in een voorbespreking, liefst face-to-face en vertel wat je wilt en wat niet
- Regel een strenge dagvoorzitter met gevoel voor humor. Maar vooral streng
- Zorg voor een ludieke vorm van tijdbewaking in/met/door de zaal
Manage de wederzijdse verwachtingen met strakke hand. Niemand is te groot voor jouw gasten.